Questões de Secretariado

Na cerimônia de inauguração do novo prédio do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Públicos do Rio Grande do Sul, a Secretária Executiva Maria ficou responsável por organizar a ordem de precedência da mesa de honra dos convidados do evento. Estavam presentes no evento: o governador do estado do Rio Grande do Sul (RS), governador do estado de Santa Catarina (SC), o governador do estado do Paraná (PR), o Prefeito da cidade de Porto Alegre e o Secretário de Finanças do município de Porto Alegre. (Ordem de criação dos Estados: PR = 20º/RS = 10º/SC = 16º).

Esquematize a posição das autoridades na mesa de honra, conforme modelo acima, e assinale a alternativa que contém a correta disposição, conforme regras de precedência.

No que se refere à gestão de eventos, analise as assertivas abaixo:

I. O protocolo é a sequência de acontecimentos que resultam em um evento.

II. Etiqueta é o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas.

III. O cerimonial codifica as regras que regem o evento e seu objeto é dar, a cada um dos participantes, as prerrogativas, privilégios e imunidades a que têm direito.

IV. O papel da precedência é reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre a outra.

Quais estão corretas?

De acordo com Zanella (2012), evento é uma concentração ou reunião formal de pessoas que tem por objetivo celebrar acontecimentos importantes. Em muitas organizações, o secretário é o profissional responsável por organizar os eventos. Acerca da classificação dos eventos, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, conforme as características básicas dos eventos.

Coluna 1

1. Conferência.

2. Congresso.

3. Convenção.

4. Exposição.

5. Fórum.

Coluna 2

( ) Encontro, reunião, assembleia ou similar, em geral realizado de forma esporádica e não frequente, com duração média de cinco dias, promovido por empresas, associações de classe ou entidades civis. Tem por objetivo o congraçamento e integração de classes, grupos ou profissionais das organizações promotoras.

( ) Consiste na exposição de um tema de interesse geral em ambiente amplo, por especialista de elevada qualificação, conceito e amplo conhecimento da matéria, dirigida a um público numeroso. Possui mesa central ocupada por personalidades ou convidados.

( ) Evento organizado por entidade oficial para discussão e debate, de temas específicos e de atualidade (geralmente problemas públicos e temas polêmicos), com a apresentação breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, comentários e recomendações.

( ) Encontro solene de grande porte. Seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria ou ramo profissional. Frequentemente realizados em períodos regulares, alternando-se as localidades-sede, com duração de 3 a 5 dias.

( ) Evento de caráter comercial e de grande porte, que reúne fornecedores, fabricantes, vendedores e consumidores, para estabelecer contatos comerciais, apresentação e demonstração de produtos, bens e serviços. O principal objetivo é proporcionar contatos com os canais de comercialização.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

A administração do tempo, de acordo com Neiva e D’Elia (2014), consiste em um recurso gerencial para o Secretário Executivo. Assinale a alternativa que caracteriza um obstáculo para a administração do tempo.

Conforme Neiva e D’Elia (2014), as reuniões consistem em um instrumento eficaz de trabalho nas organizações. Sobre a realização de reuniões mais eficazes, analise as seguintes assertivas:

I. O Secretário Executivo é responsável pelo agendamento da reunião e deve convocar os participantes via e-mail, repassando as informações sobre o dia, local, horário e pauta.

II. Não é aconselhável mais de duas horas de reunião, visto que os participantes podem se cansar.

III. O horário de início e término previsto de reunião, devem constar na pauta.

IV. O Secretário deve ser responsável por anotar fatos novos ou decisões tomadas no decorrer da reunião.

Quais estão corretas?