Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.

A teoria das três idades define que os arquivos passam por três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente. A fase ou idade intermediária é constituída de documentos originários de massas documentais, com uso pouco freqüente, que aguarda, em depósito de armazenamento temporário, sua eliminação.

Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou o recolhimento dos documentos para guarda permanente.

Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.

A fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos inclui a concepção e gestão de formulários, a preparação e gestão de correspondência, a gestão de informes e diretrizes, o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos.

Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos típicos da gestão de documentos e devem ser aplicados quando os documentos forem transferidos ao arquivo intermediário.

Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.

Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem.

Essa situação é comum em órgãos públicos cujo arquivo seja formado, em sua maioria, por documentos da atividade-fim.