Questões de Arquivologia do ano 2010

à Casa Civil da Presidência da República.

ao CONARQ.

ao Arquivo Nacional.

ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.

ao Sistema Nacional de Arquivos.

A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.

A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.

A gestão de documentos, desde a sua formulação, é uma função arquivística exercida por arquivistas.

A gestão da informação é um desdobramento do princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.

A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

São formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio Lodolini.

Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem parte da gestão de documentos.

Os documentos mantidos no arquivo intermediário possuem, necessariamente, valor fiscal ou legal.

Os documentos do arquivo intermediário pertencem à unidade que tem por atribuição o gerenciamento do arquivo intermediário.

São formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.

A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.

Ela pode ser constituída apenas da identificação dos conjuntos documentais e da destinação final.

É o instrumento utilizado também em massas documentais acumuladas.

Os prazos nas fases corrente e intermediária são sempre expressos em anos.

É adequado definir os prazos de guarda dos documentos, independentemente da classificação desses documentos.