Questões de Arquivologia do ano 2009

A organização dos documentos é uma condição essencial para o planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. Com relação à organização e administração de arquivos, julgue os itens seguintes.

As atividades relacionadas a um arquivo fotográfico devem ser desenvolvidas basicamente em cinco fases: recepção/identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.

A organização dos documentos é uma condição essencial para o planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. Com relação à organização e administração de arquivos, julgue os itens seguintes.

O conceito de gestão de documentos é aplicado apenas aos documentos em suporte papel, enquanto os arquivos especiais são abrangidos pela arquivística integrada.

De acordo com o texto acima descrito, podemos entender que arquivo é o conjunto:

Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue os itens subsequentes.

O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

    Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.

O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.