Questões de Arquivologia do ano 2009

gênero e formato.

técnica de registro e suporte.

estrutura e substância.

autoria e datação.

aparência e essência.

papel, minuta e livro.

negativo, diapositivo e guia.

manuscrito, planta e mapa.

pergaminho, processo e papiro.

disco óptico, película e negativo.

Atualmente somente CD-ROM ou DVD-ROM.

Papel, CD-ROM e DVD-ROM.

Somente papel.

Pastas suspensas criadas exclusivamente para este fim.

A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

O gênero micrográfico de documento é formado por documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.

A documentação escrita ou textual apresenta inúmeras espécies documentais criadas para produzir determinada ação específica, tais como relatórios, convênios, formulários e cartas.

O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

Os documentos, independentemente do suporte, devem ser acondicionados da mesma forma.