Questões de Arquivologia do ano 2006

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.

identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.

garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.

garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.

garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente.

inibir a eliminação de documentos de valor primário.

O estado de conservação dos documentos é uma informação relevante e deve ser incluída no diagnóstico.

O diagnóstico é uma fase que precede a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

O conhecimento sobre a existência ou não de padronização de uso do mobiliário e do material de acondicionamento é um dos elementos do diagnóstico.

O diagnóstico pode ser elaborado simultaneamente ao instrumento de pesquisa.

As ampliações fotográficas devem ser mensuradas por metro linear.

Os negativos fotográficos devem ser quantificados por fotograma.

Os mapas e plantas devem ser mensurados por metro cúbico.

Os filmes cinematográficos devem ser quantificados pelo número de planos existentes em cada rolo.

Os documentos têm valor primário.

O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas.

A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais.

Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes.