Considere os três exemplos de documentos a seguir. I. Co...
A questão trata da organização dos documentos, levando em conta a teoria das três idades.
Para tal, é preciso que se considere os seguintes aspectos nos documentos: 1. A frequência com que ele é consultado; 2. Se ele já cumpriu a sua função primária; 3. Se há valor inerente no documento.
O primeiro item, "Controle de acesso de portaria", é uma espécie de documento que, finda a utilidade da portaria, não há mais valor/utilidade nele. Por isso deve ser eliminado.
O segundo item, Relatório do serviço de manutenção de elevador, é um documento que deve ser guardado no arquivo intermediário, pois, se é um relatório de manutenção, pressupõe-se que a manutenção já foi feita, logo, a unica utilidade deste documento é a probatória, para fins de reivindicação da garantia técnica do produto. Assim sendo. Findo o prazo de garantia da manutenção, o documento deve ser eliminado. O local que armazena documentos que aguardam prazo para serem eliminados é o arquivo intermediário, e a movimentação do documento para esse arquivo é chamada de transferência (passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e deste para o Arquivo Intermediário.)
O terceio item, Inventário de material permanente, pressupõe de cara que a sua guarda deve ser permanente. Se a situação de fato a que se vincula é permanente, ou seja, os objetos a que se vinculam têm caráter permanente, o valor deste documento é de prova, logo, também permanente. A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente se chama recolhimento.
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