O modelo tradicional de tratamento de documento para sua recuperação e uso apóia-se na representação do documento. A tecnologia da informação permite que todos os dados de representação de um documento sejam recuperados e, para garantia de maior eficácia, padrões de metadados têm sido estabelecidos. Entende-se por metadados:
dados estruturados e codificados que descrevem e permitem acessar documentos.
catalogação de itens e coleções de acervos arquivísticos.
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