Para que possam desempenhar suas funções, os arquivos são...

A primeira idade é constituída de documentos em curso ou consultados freqüentemente.

A segunda idade, ou fase intermediária, é formada, exclusivamente, por documentos financeiros e contratuais de longo prazo de guarda.

A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questões legais ou fiscais, possam, esporadicamente, ser consultados.

As fases são definidas pela espécie do documento.